La vigencia, a menudo referida como la actualización de una escritura, es una certificación que realiza el archivero judicial. Esta certificación se aplica sobre una escritura pública para confirmar que no existen anotaciones marginales que hayan modificado, rescindido o revocado el contenido del documento. En otras palabras, la vigencia asegura que el acto jurídico reflejado en la escritura pública sigue siendo válido y que no ha sufrido cambios.

La certificación de vigencia se emite en la fecha en que se realiza la solicitud. No establecemos un plazo de duración fijo para esta certificación, ya que depende del criterio de la institución o entidad ante la cual presentes el documento. Sin embargo, podemos ofrecerte algunas pautas generales que suelen seguir distintas instituciones, aunque estas no constituyen una regla oficial:

• Instituciones Bancarias: La mayoría de los bancos suelen aceptar certificaciones de vigencia cuya fecha no sea superior a un año. Una excepción notable es el Banco Estado, que generalmente acepta certificaciones con una antigüedad máxima de seis meses.

• Policía Internacional - Autorizaciones de Viaje: Es recomendable solicitar una nueva certificación de vigencia cada vez que se vaya a viajar y se necesite utilizar la autorización o permiso.

• Notarías o Instituciones Públicas: El criterio varía según el notario. Usualmente, se exige que la certificación de vigencia tenga como máximo un mes de antigüedad desde su emisión.

• AFP o IPS (ex INP): Para mandatos o poderes conferidos para el cobro de pensiones, estas instituciones suelen exigir la renovación de la certificación de vigencia una vez al año. 

El trámite de Certificación de Vigencia tiene un costo de $12.000, el cual debe pagarse al momento de ingresar el documento a nuestras oficinas. El plazo de entrega comenzará a correr solo una vez que se efectúe el pago. En el caso de necesitar una Copia con Vigencia, el costo dependerá de la extensión del documento, es decir, de la cantidad de carillas. El costo de cada carilla asciende a $3.900 y el de la Certificación de Vigencia a $12.000, al cual se le debe sumar la Firma que tiene un costo de $2.000. Por ejemplo, una copia con vigencia de una escritura de 5 carillas tendrá un costo de $33.500.

Los documentos custodiados por el archivo judicial son de acceso público. Por esta razón, cualquier persona puede solicitar el trámite para obtener una copia con vigencia o la certificación de vigencia. No es necesario contar con autorización o mandato especial; basta con que usted realice la solicitud en nuestras oficinas o a través de nuestra página web en el siguiente enlace: [Solicitud de Copia con Vigencia].

Para certificar un instrumento público de manera presencial en nuestras oficinas, es imprescindible presentar el documento original impreso. Las fotocopias, copias escaneadas impresas a color o copias legalizadas no son válidas para este trámite. Usualmente, las copias legalizadas tienen un timbre o certificación que indica: "La presente copia legalizada consta de [*] hojas que he tenido a la vista y he devuelto a su interesado". Este tipo de documento no es aceptable para el proceso. En cambio, para que el documento sea apto para el trámite, debe estar claramente estampado con la leyenda: "La presente copia es testimonio fiel de su original".

Generalmente, el proceso completo en nuestras oficinas —desde su entrada hasta el pago en caja— toma aproximadamente cinco minutos. Una vez realizado el pago, podrá retirar su documento al día hábil siguiente.

Además, ofrecemos un beneficio para quienes llegan temprano: si realiza el ingreso antes de las 11:00 horas, podrá retirar su documento al día hábil siguiente a partir de las 11:00 horas. En cambio, si el ingreso se hace después de las 11:00 horas, el retiro será posible al día hábil siguiente a partir de las 13:00 horas.

Lamentablemente, no es posible enviar por correo electrónico la certificación de vigencia ingresada en nuestras oficinas. Este trámite requiere un soporte físico para prevenir fraudes. El documento que usted presente será empadronado y se le añadirá un sello holográfico seriado único, firmado por el archivero, que permite trazar diversos datos de la vigencia.

Sin embargo, si usted no puede acudir a nuestras oficinas y necesita realizar el trámite desde su casa u oficina, esto es posible a través de nuestra página web. Puede solicitar una copia de la escritura pública con vigencia utilizando el siguiente enlace: [Link a la página web para de solicitud de copia de escritura pública con vigencia].

Puede certificar la misma copia tantas veces como lo permitan los espacios en blanco disponibles en el documento. Es necesario que haya suficiente espacio libre para insertar el sello holográfico, el timbre de certificación y el timbre con la firma del archivero. Algunos de nuestros usuarios han certificado su escritura año tras año desde 1980, logrando más de 43 vigencias en el mismo documento y aún tienen espacio para más certificaciones.

Actualmente, no es posible certificar la vigencia de un documento solo con firma electrónica avanzada y código QR. Si necesitas un certificado de vigencia con código QR para validar a través de nuestro sitio web, debes solicitar una copia autorizada con vigencia. Para obtener la copia con vigencia, puedes dirigirte a nuestras oficinas o acceder al trámite a través del siguiente enlace: [Solicitar Copia con Vigencia].